Formation IA pour la gestion administrative
Gagnez du temps sur vos courriers, vos relances, vos dossiers et vos tableaux de suivi, avec des contrôles à chaque étape. Avec un formateur, sur vos documents et vos outils, pour une personne ou pour tout le service.
Fiche technique
L’essentiel de la formation
- Public
- Assistants administratifs, gestionnaires de dossiers, ADV et achats
- Prérequis
- Messagerie, traitement de texte, tableur
- Durée
- 21 h, ajustable de 21 à 35 h selon votre besoin
- Format
- Séances en direct avec un formateur, à distance ou en présentiel
- Participants
- Une personne, ou une équipe de 2 à 12
- Validation
- Attestation de fin de formation (non certifiante, hors CPF)
- Accessibilité
- Adaptations étudiées avec notre référent handicap
- Interlocuteur
- Alexis Lhuillier · contact@schoolia.fr
Programme 2026-10 · mis à jour le 05/10/2026
Pour qui
Pour qui, et dans quelles situations
Assistants et collaborateurs administratifs, gestionnaires de dossiers, chargés d’administration des ventes ou des achats, en PME, cabinets et entreprises de services. Aucune compétence technique requise.
Quelques situations travaillées. Votre formation part des vôtres.
- Vous écrivezCourriers, demandes de pièces, confirmations, relances.
- Vous gérez des dossiersContrats, formulaires, pièces manquantes.
- Vous comparezDevis fournisseurs, tableaux de décision.
- Vous suivez les échéancesDélais, renouvellements, facturation.
Objectifs
Objectifs de la formation
À la fin de la formation, vous serez capable de :
- Utiliser l'IA sur vos tâches administratives en protégeant les données et en vérifiant les résultats
- Rédiger courriers, demandes de pièces et relances à partir de modèles réutilisables
- Extraire, comparer et contrôler les informations de documents et de dossiers
- Construire des tableaux de suivi des dossiers et des échéances, et en tirer une synthèse
- Configurer un assistant administratif et décrire une automatisation simple et contrôlée
Programme · 21 h Sur mesure
Programme de la formation IA pour la gestion administrative
Voici le programme de référence en 7 modules. Lors de l’analyse de votre besoin, nous l’adaptons à votre poste : les exemples, les exercices, les outils, l’ordre des modules et la durée sont construits sur vos situations réelles.
Module 1Fondamentaux, confidentialité et cas d'usage3 h
- Capacités, limites et risques de l'IA en contexte professionnel
- Données personnelles et documents sensibles : anonymisation, droits d'accès, outils autorisés
- Cartographier vos tâches administratives et choisir vos cas d'usage prioritaires
Module 2Méthode, modèles et vérification2 h
- Structurer une demande : contexte, objectif, sources, contraintes, format attendu
- Transformer une bonne réponse en modèle réutilisable
- Vérifier les informations avant envoi ou classement
Module 3Courriers, demandes et relances4 h
- Rédiger emails, courriers, confirmations, demandes de pièces et réponses aux questions fréquentes
- Construire des relances graduées : pièces manquantes, signatures, paiements
- Reformuler un courrier administratif complexe en langage clair
Module 4Documents et dossiers4 h
- Résumer, comparer et extraire les informations de PDF, contrats, devis, factures ou formulaires
- Contrôler la complétude d'un dossier et repérer les pièces manquantes
- Comparer des devis fournisseurs dans un tableau de décision
- Rédiger procédures et modes opératoires ; définir des règles de nommage et de classement
Module 5Tableaux de suivi et reporting3 h
- Nettoyer et structurer les exports de votre logiciel de gestion
- Faire écrire ou corriger formules et contrôles, sans perdre la maîtrise des calculs
- Suivre dossiers, délais, échéances, renouvellements et facturation ; produire une synthèse mensuelle
Module 6Assistant administratif et automatisation simple3 h
- Configurer un assistant à partir de vos procédures et modèles
- Repérer les tâches où l'automatisation apporte un gain réel
- Prototyper un workflow simple, par exemple formulaire, tableau de suivi et email de confirmation, avec validation humaine
Module 7Consolidation et plan d'action2 h
- Réaliser un cas complet de votre quotidien, en autonomie
- Organiser vos modèles et fixer votre plan d'action
Ce que vous emportez
Des livrables concrets, sur vos propres documents
Vous repartez avec ce que vous avez construit pendant la formation, prêt à servir dès le lendemain. Ci-dessous, des exemples : vos livrables dépendent de vos cas d’usage.
Financement
Une formation finançable jusqu’à 100 % selon votre financeur
SchoolIA est certifié Qualiopi : votre formation peut être prise en charge, en totalité ou en partie, selon les critères de votre financeur. Nous regardons le financement avec vous dès le premier échange.
Votre OPCO
Pour les salariés de votre entreprise, une personne ou toute une équipe.
Votre FAF
Pour les dirigeants non salariés et les indépendants.
L’entreprise
Un financement direct, en tarif net de taxe.
Le CPF
Pour notre formation certifiante RS7311.
La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : actions de formation.
Formules et tarifs
Une personne ou une équipe
Les tarifs ci-dessous portent sur la formation de référence de 21 heures, adaptable à votre besoin.
| Formation de référence · 21 h | Une personne | Une équipe |
|---|---|---|
| Tarif | 3 360 € net de taxe pour 21 h · 160 € de l’heure | Sur devis dégressif par personne selon l’effectif |
| Participants | 1 | 2 à 12, dirigeant compris |
| Ateliers | Sur vos dossiers personnels | Sur les dossiers du service, cas communs |
| Durée | Ajustable de 21 à 35 h selon votre besoin, au même tarif horaire | Ajustée au besoin de l’équipe |
| Calendrier | À votre rythme, entrée permanente | Fixé avec l’équipe |
| Financement | OPCO, FAF ou entreprise selon votre statut | OPCO ou entreprise |
Modalités
De l’analyse du besoin à l’attestation
Les étapes de votre formation, dans l’ordre où vous les vivrez : accès, déroulement, évaluation et validation.
- Analyse du besoin et positionnement
Vos tâches, vos outils, vos contraintes. Un questionnaire de positionnement vérifie les prérequis : être à l’aise avec la messagerie et la suite bureautique.
- Programme ajusté et devis
Le programme est adapté à votre poste ou à votre service. Vous recevez le programme, le devis et, si besoin, les pièces pour votre OPCO ou votre FAF.
- Démarrage
Dès la validation du programme et du financement. Les délais de traitement de votre financeur s’ajoutent le cas échéant. Entrée permanente.
- Séances avec le formateur
En direct avec le formateur : séances de 2 à 3 h à distance, demi-journées ou journées en présentiel. Apports courts, démonstrations, puis ateliers sur vos documents anonymisés ou autorisés.
- Évaluation sur un cas réel
Exercices à chaque module, puis une évaluation finale sur un cas d’usage choisi avec vous.
- Attestation de fin de formation
Remise avec vos livrables. Un questionnaire de satisfaction clôt la formation.
Questions fréquentes
Avant de vous lancer
Le programme est-il adapté à notre entreprise ?
Oui. Les objectifs restent ceux de la fiche ; les exemples, les exercices, les outils et la durée sont ajustés lors de l’analyse de votre besoin.
Et si nos dossiers contiennent des données personnelles ?
Le module 1 y est consacré : anonymisation, droits d’accès, choix de l’outil selon la donnée. Les exercices se font sur vos données autorisées ou anonymisées.
Puis-je suivre la formation seul, sans mon service ?
Oui. En individuel comme en équipe, avec le dirigeant et le service administratif, les exercices portent sur vos propres dossiers.
Nous n’avons pas de licence payante, est-ce un problème ?
Non. Nous partons de vos outils actuels et vous indiquons ce qu’une licence apporterait réellement.
Quels documents peut-on traiter avec l’IA ?
PDF, contrats, devis, factures ou formulaires : vous apprenez à les résumer, à les comparer et à en extraire les informations utiles, puis à vérifier le résultat avant classement. Le module 4 y est consacré.
L’IA peut-elle préparer nos relances ?
Oui. Elle prépare, à partir de vos modèles, des relances graduées pour les pièces manquantes, les signatures ou les paiements ; vous les relisez et les validez avant envoi.
Comment garder la maîtrise de nos tableaux de suivi ?
C’est l’objet du module 5 : l’IA aide à écrire ou corriger formules et contrôles, et vous vérifiez les calculs selon une méthode simple. Vous suivez ainsi dossiers, échéances et renouvellements, avec une synthèse mensuelle.
Quelle différence avec la formation pour la comptabilité et le contrôle de gestion ?
Celle-ci porte sur les courriers, les dossiers, les échéances et le suivi administratif. La formation dédiée à la comptabilité et au contrôle de gestion porte sur Excel, les rapprochements, l’analyse des écarts et le reporting.
Une question sur ce programme ?
Alexis ou l’un de nos formateurs-consultants vous répond personnellement.
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